Начните с общего листа ожидания для спа и стойки приёма, затем подключите чат-бота к сбору пожеланий и предложениям свободного времени. Бот уточняет процедуру, доступность гостя до выезда и отправляет приглашение, когда в расписании появляется подходящее место. Подтверждение визита зависит от того, умеет ли система записи закреплять время за гостем. Ниже — порядок запуска: какие вопросы включить в диалог, как проверять расписание и когда передавать обращение администратору.
Какие вопросы чат-бот должен задать гостю?
Лист ожидания спа при отеле — очередь запросов на процедуры, для которых пока нет подходящего времени. Главная особенность гостиничного сценария — ограниченный срок: после выезда предложение часто теряет смысл. Поэтому бот должен выяснить, до какого момента гость готов прийти, включая возможность визита в день отъезда.
Начинайте диалог с выбора процедуры. Затем задавайте вопросы по одному, чтобы человеку не пришлось заполнять длинную анкету в переписке. Для рабочего запроса достаточно следующих сведений:
- Какую процедуру хочет гость и согласен ли рассмотреть замену.
- В какие промежутки он свободен и когда уезжает.
- Нужен ли определённый специалист или подойдёт другой.
- Сколько времени потребуется, чтобы добраться до спа после приглашения.
- Как связаться с гостем и нужна ли совместная запись с партнёром.
Фразу «после экскурсии» бот должен уточнить: когда гость вернётся и до какого времени сможет остаться на процедуре. Для парного посещения требуется проверить сразу оба места. Один свободный кабинет или один специалист ещё не означают, что запрос подходит.
После ответов покажите короткое резюме с кнопкой исправления: процедура, подходящий промежуток, пожелание по специалисту. Отдельно сообщите: «Вы в листе ожидания. Запись появится после предложения свободного времени и отдельного подтверждения».
Принцип такого диалога похож на сбор сведений для расчёта сметы и передачи заявки специалисту: бот последовательно уточняет условия, а сотрудник получает запрос, с которым уже можно работать. Организационные детали гостиничной очереди разобраны в статье на svetltourist.by; при автоматизации к ним нужно добавить статусы и правила подтверждения.
Как предложить свободное время без двойной записи?
Сначала назначьте ответственного за расписание на каждой смене. Бот помогает найти подходящего гостя, но окончательное подтверждение должно опираться на актуальную запись. Если стойка приёма и спа ведут разные списки, автоматическая рассылка лишь ускорит путаницу.
Задайте понятную очерёдность. Например, среди запросов с подходящей процедурой и временем сначала рассматривайте гостей с ближайшим выездом, затем тех, кто обратился раньше. Это рабочее правило отеля, которое нужно согласовать до запуска.
- После отмены проверьте специалиста, кабинет и запас времени на подготовку.
- Выберите подходящий запрос по принятой очерёдности.
- Отправьте предложение одному гостю и укажите срок ответа.
- После согласия закрепите визит в расписании и отправьте подтверждение.
- При отказе или истечении срока обновите статус и переходите к следующему запросу.
На время ожидания ответа запись нужно удержать за адресатом предложения. Если система этого не умеет, удержание контролирует администратор. Позднее согласие нельзя автоматически считать записью: сначала снова проверьте свободное время.
При переносе существующего визита сначала закрепите новое время, затем снимите прежнее. Иначе гость рискует остаться без записи, пока бот и администратор обмениваются обновлениями.
Что нужно связать с ботом через интеграцию?
Определите, где находится основное расписание спа. Именно оттуда бот должен получать сведения об отменах и доступном времени. PMS, то есть система управления отелем, и CRM могут помогать в работе с обращениями, но наличие интеграции с ними само по себе не гарантирует проверку кабинетов и специалистов.
Перед разработкой попросите проверить конкретные действия: доступно ли чтение расписания, приходит ли уведомление об отмене, можно ли временно удержать место и записать гостя. Отдельно уточните, возвращает ли система результат операции. Отправленный запрос на запись ещё не означает, что визит появился в расписании.
Если нужной связи с расписанием нет, оставьте подтверждение администратору. Бот соберёт пожелания, найдёт подходящий запрос по доступным сведениям и подготовит сообщение. После проверки сотрудник разрешит отправку, а затем внесёт согласованный визит в основную систему.
При сбое связи бот должен остановить автоматические предложения и передать задачу сотруднику. В техническое задание также включите проверку входящих сообщений и защиту от повторных запросов; эти задачи подробнее раскрывает материал о том, как защитить чат-бот от взлома и спама. Повторное нажатие кнопки не должно создавать ещё одну запись.
Для небольшого отеля разумная стартовая задача — сбор запросов и передача их администратору. Автоматическое подтверждение подключают после проверки работы с расписанием. Объём разработки здесь определяют конкретные действия бота: опрос, уведомления, проверка доступности и запись через API.
Что писать гостю и как оценивать результат?
В предложении назовите процедуру, точное время начала, продолжительность и стоимость в BYN. Затем укажите, до какого момента ждёте ответ. Эти сведения бот должен брать из актуального расписания и перечня услуг, а не придумывать в свободном диалоге.
Шаблон сообщения может выглядеть так: «Вы просили сообщить о свободном времени на массаж. Появилась запись: [дата и время], продолжительность [из расписания], стоимость [из перечня услуг] BYN. Ждём ваш ответ до [срок]. Подтвердить или выбрать другое время?» Перед отправкой система подставляет значения и проверяет, что обязательные поля заполнены.
После нажатия «Подтвердить» гость должен получить отдельное сообщение о результате. Если запись не прошла, бот сообщает, что требуется проверка администратора. Формулировка «Вы записаны» допустима только после успешного закрепления визита.
Скидка для такого предложения необязательна: человек уже хотел попасть на процедуру. Если меняются услуга, специалист или цена, бот сначала запрашивает согласие. Вопросы о допустимости процедуры передавайте специалисту спа.
Для оценки работы разделяйте отправленное предложение, подтверждённую запись и фактическое посещение. Смотрите, какие отмены удалось заполнить, сколько времени прошло до новой записи и почему гости отказывались. Если приглашения регулярно приходят во время экскурсий, исправляйте вопросы о доступности гостя.
Проверить сценарий можно на тестовом запросе: сотрудник отменяет пробную запись, бот выбирает подходящее обращение, а администратор проходит путь до подтверждения. Отдельно проверьте отказ, поздний ответ и повторное нажатие кнопки. В расписании в каждом случае должен оставаться понятный результат.
Типичные ошибки при запуске листа ожидания
- Бот обещает визит сразу после опроса. Исправление: разделить статусы «в очереди», «ждём ответа» и «запись подтверждена».
- Одно время предлагают нескольким гостям. Исправление: удерживать место за одним адресатом до срока ответа.
- Система проверяет только свободного специалиста. Исправление: учитывать кабинет, оборудование и подготовку между процедурами.
- После отказа бот закрывает весь запрос. Исправление: уточнить, не подходит только предложенное время или процедура больше не нужна.
- Бот продолжает приглашать гостя после выезда. Исправление: прекращать подбор, когда заканчивается согласованный период ожидания.
Начните сейчас: за минуту добавьте в текущий лист ожидания поле «До какого времени гость готов прийти на процедуру».
